+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Входящие и исходящие

Содержание

Формируем и храним дела с перепиской организации

Входящие и исходящие

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.

Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно.

О том, как это делать, расскажем в статье.

В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении.

Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.

Копии или оригиналы?

В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.

При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.

Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:

• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;

• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.

Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.

Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

Оперативное хранение входящих документов

При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления

и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся.

Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.

Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.

Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.

Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.

Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени.

А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.

Оперативное хранение исходящих документов

При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма.

Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.

Идеально, если передача писем на хранение будет максимально естественной и не потребует от исполнителей дополнительных действий, например:

•если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;

•если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;

•секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.

И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.

При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета.

Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.

Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.

Электронная переписка

Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.

И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте.

Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь.

Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.

Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки. Это равносильно хранению ксерокопий документов при «живых» оригиналах. В целом правила хранения электронных документов такие же, как и для бумажных, но имеют некоторые особенности:

•в номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;

•после закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;

•хранить электронные документы рекомендуется в неизменяемом формате PDF, а организациям, являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – в формате PDF/A;

•не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.

Хранение сопроводительных писем и приложений к ним

Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо

«сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение.

Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет – гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.

Формирование дел с перепиской: правило «запрос – ответ»

Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года.

Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос.

Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.

Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.

Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).

 Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год.

Дела с перепиской в номенклатуре дел

При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.

В какой ее раздел (разделы) помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации.

Напомним, что переписка может храниться централизованно – в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора (если организация небольшая) или в подразделениях – у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.

В первом случае все дела с перепиской попадут в раздел «Канцелярия» («Служба делопроизводства» или «Руководство», если документами занимается секретарь директора). При втором варианте в номенклатурах дел структурных подразделений будут собственные разделы для дел с перепиской.

Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».

В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».

Дела с корреспонденцией можно формировать:

•по контрагентам, например:

– Переписка с ООО «Мелодия»;

– Переписка с АО «Ресурсы России»;

•по тематике писем, например:

– Претензии, переписка по вопросам оказания услуг.

Можно и комбинировать эти два способа, например:

•Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг;

•Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».

Традиционно в номенклатуре заголовки дел с перепиской

помещаются группой с указанием сроков хранения:

•по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010);

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2021/dela_s_perepiskoj/

Входящие и исходящие письма в делопроизводстве

Входящие и исходящие

Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению.

Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем.

Эта информация позволяет определить его содержание и назначение. Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх.

№, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров. В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).

Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД). В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота.
В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД.

Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения. Реквизиты Правила заполнения 1.

Некоторые секреты входящих документов В этой части для ИП не предусмотрено никаких послаблений по сравнению с компаниями.

В перечень кадровых документов, которые могут заинтересовать проверяющие органы, входят трудовые договора, штатное расписание (по форме №Т-3), приказы о приеме на работу (увольнении), положения о премировании, коммерческой тайне, работе с личными данными сотрудников.

Обратите внимание Первичные документы, которые необходимы для целей налогового учета, должны храниться четыре года.Сервер исходящих электронных сообщений – это возможность реализации множества функций уведомления по электронной почте.

Благодаря этому, пользователи всегда будут в курсе изменения тех или иных сайтов. А для администраторов это возможность предупреждать владельцев сайтов автоматическими уведомлениями о возникших проблемах администрирования. Регистрация документов.

Некоторые секреты входящих документов

Если в компании имеется номенклатура дел, то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. Например: Вх. № 114/03-25, где 03-25 — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения.

Если регистрация документов в компании ведется вручную, сведения о документе вносятся в регистрационный журнал или регистрационную карточку.
При использовании традиционной ручной карточки (РКК), заполняется 2 экз.

на бумажном носителе: один для регистрационно-контрольной картотеки, второй передается с документом в подразделение – исполнитель или, при необходимости, число экземпляров карточек может быть больше (определяет сама компания).

Регистрация входящих документов

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации При осуществлении наличных расчетов ИП на УСН должны выдавать покупателям кассовые чеки. В этом их отличие от ИП на ЕНВД, которые могут обойтись товарными чеками.

Некоторые категории предпринимателей могут не выдавать кассовые чеки, а заменить их бланками строгой отчетности.
Важно В их числе те, кто оказывает бытовые услуги населению.

6 Для работы с клиентами ИП должен заключать договора с клиентами, а также оформлять закрывающие документы (акты выполненных работ, товарные накладные). Документальное закрепление прав и обязанностей сторон позволяет предпринимателю обезопасить себя от неоплаты работ и услуг.

При работе с юрлицами ИП необходимо выставлять счета на оплату.
Счета-фактуры на УСН не выставляются, т.к. предприниматель на упрощенке не является плательщиком НДС.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер. Оформление Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы.

Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности. На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись.

Внимание При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению); — утверждения (для документов, подлежащих утверждению); — заседания или принятия решения (для протоколов); — события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011.

Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрация документов

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.

п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов:

  • журнальная;
  • карточная;
  • автоматизированная.

Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.

Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Источник: http://law-uradres.ru/vhodyashhie-i-ishodyashhie-pisma-v-deloproizvodstve/

Исходящие и входящие номера

Входящие и исходящие

Если к исходящему документу имеются приложения, перечислите их после основного текста, например: «Приложение на 3 л. в 1 экз.». В самом низу последней страницы текста должен быть указан составитель документа.

Как правило, автор письма печатает свою фамилию, инициалы и рабочий телефон мельче основного шрифта. 7 Согласуйте письмо с должностными лицами, принимающими в вашей организации решения по какому-либо направлению.

Например, документы, предполагающие расход денежных средств, визирует бухгалтер, а ответы на запрос налоговой инспекции – юрист. Сотрудники организации, одобряющие письмо, ставят личные подписи с расшифровкой на втором экземпляре в конце текста, ниже места для визы руководителя.

После получения необходимых согласований исходящий документ подписывает руководитель организации. 8 Передайте делопроизводителю согласованный и подписанный документ.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Если происходит использование MX-записи почтовых служб, то пусть остается выбранным пункт «Использовать DNS для маршрутизации в этот домен», в другом случае необходимо нажать на пункт «Переадресовывать всю почту на промежуточный домен».

6 Настройте параметры авторизации на целевом SMTP-сервере. В свойствах удаленного домена выберите «Безопасность исходящих подключений» и нажмите нужный тип авторизации.
7 Настройте параметры исходящей почты SharePoint. В центре администрирования выберете сервер SharePoint.

8 Для обеспечения безопасности настройте параметры доступа к SMTP серверу на SharePoint. В контекстном меню экземпляра SMTP-сервера нажмите «Свойства». Затем выберите на вкладке «Доступ» кнопку «Подключение».

Кнопкой «Добавить» в пункте «Только компьютеры из списка ниже» укажите сам сервер SharePoint, чтобы была возможность отправки исходящих сообщений.

Нумерация исходящих писем и приказов

Внимание Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.
Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание.

Порядок регистрации исходящих документов

Приведем пример. ┌───────────────────┐ │ Исх. N 03-05/61 │ └───────────────────┘ 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: ┌───────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Исх.

N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │ └───────────────────┘ └───────────────────┘ К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года.

Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Инструкция 1 Делопроизводство, например, кадровой службы предприятия, может существенно отличаться от бухгалтерии и управления.Таким образом, каждый отдел предприятия имеет свой оборот документации, и соответственно учету таких документов предъявляются специальные правила оформления и учета.

2 Система учета устроена так, что часть документов предприятия должна оформляться в соответствии с утвержденными ГОСТами, а часть, находящаяся в свободном обороте, оформляется по усмотрению руководства предприятия.

3 Все поступающие на предприятие документы регистрируются в специальном журнале входящей корреспонденции, документу присваивается определенный номер (порядковый номер), далее он адресуется руководству предприятия, которое решает дальнейшую его судьбу.

https://www.youtube.com/watch?v=7axx8uceGC8

Если вы хотите сохранить у себя копию, распечатайте дополнительно еще один экземпляр. Попросите делопроизводителя поставить на нем исходящий номер. 9 Если вы – делопроизводитель Примите исходящее письмо у составителя. Проверьте наличие и правильность оформления основных реквизитов, виз согласования, сведений о составителе и подписи руководителя.

Обратите внимание на наличие приложений к письму. 10 Зафиксируйте сведения о документе в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Если ваша организация перешла на электронный документооборот, действуйте в соответствии с инструкцией по ведению базы данных.

Важно Для традиционного бумажного журнала регистрации строгих правил оформления нет. Однако на практике чаще всего используется таблица со следующими графами:- дата;- номер исходящего документа;- адресат;- краткое содержание (заголовок);- составитель документа;- примечание.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания.

Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Исходящие и входящие звонки

Вот и получается что там идет своя обычная порядковая нумерация, а нам нужно ставить нумерацию согласно своего журнала. — Проекты этих писем у нас хранят исполнители. Подписанные письма, если отправляем по факсу и не требуется отправлять оригинал, подшиваются в папку.

Если оригинал нужно продублировать, отправить по почте, делается копия и копия подшивается в папку с пометкой, что направлено по почте, число, если заказным — бланк и соответственно отчёт факса, что он прошёл, тоже прикрепляется к письму.Если уж руководство хочет, чтоб проекты были доступны, можно создать отдельную папку, куда исполнители будут помещать их, соответственно, это будет надо уже вводить и регистрацию проектов, не вижу смысла.

Входящие и исходящие номера

Источник: http://pbcns.ru/ishodyashhie-i-vhodyashhie-nomera/

Исходящие документы | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Входящие и исходящие

Рациональная организация документооборота – гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы – ответы на запросы или инициативные.

В статье рассмотрены вопросы:

  • что такое исходящие документы организации;
  • какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности;
  • как осуществляется учет и регистрация исходящих документов;
  • какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в 2021 году;
  • как организован документооборот исходящих документов;
  • как оформляются исходящие документы.

Внутренние, входящие и исходящие документы организации

Документооборот в организации – это система, состоящая из внутренних, входящих (поступающих извне) и исходящих (отправляемых) документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен.

К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности.

Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной.

Это могут быть приказы и распоряжения вышестоящей организации, финансовые документы из банка и от контрагентов, обращения юридических и физических лиц, договоры, счета-фактуры, информационные письма и т.п.

Рекомендуем почитать: Обработка документов при поступлении и отправке

Исходящие документы – это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы.

Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации.

Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения.

Виды исходящих документов

Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы. Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие.

Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы: приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры.

В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры.

Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов.

Учет и регистрация исходящих документов в 2021 году

Учет исходящих документов в 2021 году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации. Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления – обычной или электронной почтой, факсом.

Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота.

Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе.

Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения

Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в 2021 году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Как вести журнал регистрации исходящих документов в 2021 году

Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации.

Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем.

В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:

  • индекс, включающий номер дела и, при необходимости, код подразделения-инициатора документа, код отправления (ф – факсом, э – по электронной почте);
  • дата регистрации;
  • дата и номер запроса, на который отправляется ответ;
  • наименование адресатов или корреспондентов, на чей запрос дается ответ;
  • краткое содержание документа, отражающее его суть;
  • отметка об исполнении (регистрационные номера входящих документов-ответов);
  • сведения об исполнителе (подразделение должность, ФИО);
  • примечание.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210252-qqq-16-m3-ishodyashchie-dokumenty

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Входящие и исходящие

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.

Описание решения

Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:

  • Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции
  • Контроль получения входящей корреспонденции адресатом
  • Согласование исходящих отправок
  • Формирование списка отправлений по форме Почты России

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях “Управление электронными документами” и “Управление деловыми процессами”.

Перед началом работы

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией

На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись.

В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата.

При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».

Входящая корреспонденция

По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.

Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Ярлык на рабочем столе

Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».

Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».

Карточка “Работа с корреспонденцией”

После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен».

При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв.

лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».

Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.

В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.

Работа с исходящей корреспонденцией

Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление.

Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата.

В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.

Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).

При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.

Параметры маршрута “Согласование исходящей корреспонденции”

Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.

При передачи исходящей корреспонденции отв.

лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».

Работа с корреспонденцией

В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма.

Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв.

сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).

Отчет «Список отправлений по форме Почты России»

Права на работу с корреспонденцией

В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя.

Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей.

Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.

При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).

Заключение

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:

  • экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
  • обеспечение быстрого и удобного поиска по всем входящим/исходящим отправлениям;
  • разграничение прав доступа к корреспонденции;
  • безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
  • упорядоченное хранение информации по всем отправкам.

Источник: https://www.directum.ru/solution/5335446

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.