+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Содержание

Приказ о подотчетных лицах

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Как было сказано выше, распоряжение определяет перечень работников, которым будет предоставлено право получения из кассы организации денежных средств под отчет (на представительские и операционные расходы организации, для решения различных хозяйственных задач).

Также оно устанавливает:

  • время, на которое выдаются финансовые средства;
  • назначение денежных средств.

Кроме того, такое распоряжение используется для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, его наличие и содержание проверяют при камеральных проверках.

Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет.

Понятие подотчетных денег

Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе. Лимит расчетов (не более 100 000 руб. по одному договору) нужно учитывать только при расчете между организациями.

При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

  1. Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости имеют право на получение денег из кассы предприятия или на банковскую карту.
  2. Издаем распоряжение, в котором, помимо перечня работников, прописываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.

  3. Разовые выдачи под отчет могут оформляться отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов (см. ниже).

Размер выдаваемых сумм не может быть выше лимита, указанного в приказе. Также сотрудник должен обязательно отчитаться о своих тратах.

Можно ли обойтись без приказа

Он необходим, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет.

Законодательно штрафы за неверное оформление выдачи денег под отчет не установлены. Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
  • на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2021

Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:

  • регистрационный номер и дату составления;
  • наименование компании;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
  • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
  • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Распоряжение должен подписать директор компании. Без его подписи оно считается недействительным.

Свои подписи должны поставить:

  • лица, указанные в документе и наделенные правом получать деньги под отчет;
  • работники, ответственные за выполнение приказа.

Этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять его печатью необязательно.

Так как такое распоряжение относится к документам по основной деятельности, хранить его нужно постоянно.

Скачать

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2021

В случае, если определенную денежную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется распоряжение о выдаче подотчетных сумм.

В приказ о сроках отчета по подотчетным суммам нужно вписать следующие данные:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления;
  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работника, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

Документ должен быть подписан главой предприятия, работником, обладающим правом на получение денег под отчет, и лицом, ответственным за исполнение распоряжения. Также реквизиты указа следует зафиксировать в специальном учетном журнале.

Скачать

Источник: https://clubtk.ru/forms/bukhgalteriya-v-kadrakh/prikaz-o-podotchetnykh-litsakh

Приказ о выдаче подотчетных сумм. Образец и бланк 2021 года

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о выдаче подотчетных сумм .docСкачать образец приказа о выдаче подотчетных сумм .doc

Что такое подотчетные суммы

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

  • приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
  • оплату бензина
  • командировочные расходы и т.д.

Кому можно выдавать подотчетные суммы

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Какую суммы можно выдавать под отчет

Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

Отчетность по потраченным деньгам

После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

  • квитанции;
  • товарные и кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Кто формирует приказ

Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.

Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

На что опираться при создании приказа

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

Форма документа

На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.

Формат документа

Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.

Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков.

Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Правила по хранению, сроки

Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Источник: https://assistentus.ru/forma/prikaz-o-vydache-podotchetnyh-summ/

Приказ о выдаче подотчетных сумм образец 2021 — Ваш юрист

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Такая кассовая операция, как получение денежных средств подотчетным лицам, зачастую связана с нарушением финансовой дисциплины в компании. Чтобы не допустить такой ситуации, вам следует четко регламентировать порядок выдачи денег в подотчет. Мы расскажем, какие для этого нужны документы, и дадим образец приказа на выдачу подотчетных сумм (2021).

Образец новых приказов на подотчет

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам.

В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники.

Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Общий приказ о назначении подотчетных лиц

Отметим, что с 19 августа 2021 года получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе.

Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2021

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.
  • Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

    Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

    Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2021 года.

    Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам.

    Да и сам факт издания распоряжения руководства и ознакомления с ним создаст у работника более значительное чувство ответственности, чем его заявление.

    m.ppt.ru

    Приказ о выдаче подотчетных сумм

    Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

    Приказ на выдачу денег в подотчет образец 2021 года

    Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2021 году.

    Приказ на выдачу подотчетных сумм 2021 образец

    Приказ о выдаче подотчетных сумм

    Чтобы выдать деньги подотчет, нужно составить приказ. Посмотрите, как оформить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2021 году, скачайте подробный образец, и узнайте, как еще можно оформить выдачу подотчетных сумм, а также как оформить выдачу денег сразу нескольким сотрудникам.

    Приказ о подотчетных лицах в 2021 году

    Выдать деньги под отчет в 2021 году компания может на основании одного из двух документов:

    • Заявление сотрудника;
    • Приказ (распоряжение) директора.

    Важно! Фирма самостоятельно выбирает какой документ использовать. Это решение лучше закрепить в локальном акте. Можно остановится на обоих документах – но четко определить, когда и какой из них составляется.

    Требования к приказу о выдаче денег в подотчет в 2021 установлены следующие:

    1. Должна быть указана выдаваемая сумма;
    2. Должен быть указан срок, на который выдаются деньги;
    3. Руководитель фирмы должен заверить документ подписью.

    Приказ можно оформить на фирменном бланке, но это исключительно на усмотрение компании. В законе такой обязанности нет.

    Важно! Сотрудник должен в течение 3 рабочих дней отчитаться по выданным денежным средствам.

    https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

    Посмотрите образец приказа о выдаче денег в подотчет (образец 2021).

    Приказ на выдачу подотчетных сумм: образец 2021 года для командировки

    Чтобы выдать деньги в подотчет в 2021 году, необязательно составлять отдельный документ. Фирма может упростить документооборот, включая информацию о выдаче денежных средств в подотчет в другие приказы. Например, информацию о подотчете можно указать в приказе о командировке, указав это после данных о поездке.

    Посмотрите ниже образец приказа о направлении в командировку и о выдаче денег в подотчет в 2021 году.

    Когда использовать заявление на выдачу денег в подотчет

    Компания сама вправе решить использовать ли заявление на выдачу денег в подотчет или нет. Заявление удобно использовать в случаях, если требуется выдать определенную сумму денег на определенную цель, например, покупка офисной техники.

    Требования к заявлению те же, что и к приказу:

    1. Должна быть указана выдаваемая сумма;
    2. Должен быть указан срок, на который выдаются деньги;
    3. Руководитель фирмы должен заверить документ подписью.

    Посмотрите ниже образец заявления на выдачу денежных средств.

    Приказ о подотчетных лицах: один на всех физлиц

    Компания вправе оформить приказ о подотчетных лицах в 2021 году, указав там сразу несколько сотрудников. Об этом праве ЦБ РФ впервые указал в своем письме Письмо ЦБ РФ от 13.10.17 № 29-1-1-ОЭ/24158.

    Если фирма решит составить такой единый приказ на подотчетных лиц, то имейте ввиду следующие обязательные моменты:

    1. Укажите ФИО сотрудников, которым выдаются деньги;
    2. Выдаваемые сумму и срок, на который выдаются эти деньги нужно указать для каждого сотрудника отдельно.

    Почему это нужно обязательно сделать? Кассир будет оформлять расходный кассовый ордер на каждого сотрудника отдельно, поэтому он должен видеть, какую сумму кому выдавать.

    Авансовый отчет каждый сотрудник будет составлять самостоятельно, поэтому в приказе должен быть установлен четкий срок для каждого работника, чтобы не было нарушения 3-х дневного срока.

    Посмотрите образец приказа на подотчетных лиц в 2021 году.

    Приказ на выдачу подотчетных сумм на зарплатные карты: образец в 2021 году

    Не все фирмы имеют и ведут кассу. В этом случае можно выдавать деньги в подотчет на зарплатные карты сотрудникам. Но этот момент необходимо закрепить в локальном акте фирмы, например, в учетной политики. Достаточно включить следующую фразу «Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников»

    При этом безопаснее составить аналогичный приказ на выдачу в подотчет или заявление сотрудника с визой директора. Если этого не сделать, то есть риск, что налоговики и банк могут решить, что это не подотчетные, а другие доходы, и потребовать с них НДФЛ.

    Образец приказа на выдачу денег в подотчет на зарплатные карты в 2021 году смотрите ниже.

    Приказ о выдаче в подотчет руководителю

    Чтобы выдать денежные средства подотчет генеральному директору, ему необходимо составить заявление (приказ в данном случае не подходит).

    При этом заявление директора будет отличаться от заявления рядового сотрудника:

    • Директор составляет заявление на имя компании, а не на имя директора;
    • Вместо фразы «прошу выдать» следует указать «необходимо выдать»;
    • В конце директор ставит свою подпись, которая одновременно и разрешает выдать деньги под отчет.

    Образец заявления на возмещение расходов в 2021 году 

    Если сотрудник потратил собственные денежные средства на цели фирмы, то компания должна ему эти деньги возместить. В данном случае сотрудник должен составит заявление, которое будет являться основанием для компенсации расходов работника. При этом, указывать, что это суммы являются подотчетными уже не надо, потому что эта выдача денег уже не будет являться подотчетом.

    Посмотрите образец заявления на компенсацию расходов сотрудника в 2021 году.

    Ответственность за отсутствие приказа или заявления

    Прямой нормы, по которой компания могут привлечь к ответственности за отсутствие приказа на выдачу подотчет нет. Налоговики могут попытаться наложить штраф в размере 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП РФ, как за нарушение работы с наличными денежными средствами.

    Однако, по мнению суда отсутствие заявление или приказа это нарушение порядка выдачи наличных денежных средств, а не нарушение порядка ведения кассовых операций. А за это нет штрафов (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

    Источник: https://www.RNK.ru/article/215726-prikaz-na-vydachu-podotchetnyh-summ-2021-obrazets

    Назначение и образец составления приказа о выдаче подотчетных сумм

    Приказ о выдаче подотчетных сумм

    Нормальное развитие небольшой организации или крупного предприятия просто невозможно без финансовых затрат. Наличные средства помогают оплатить командировку и включены в представительские расходы.

    С их помощью ведется повседневная хозяйственная деятельность в главном офисе и всех филиалах, нередко расположенных в разных городах, районах и регионах страны. Чтобы грамотно проводить подобные финансовые операции, следует найти сотрудников, которые будут распоряжаться деньгами и предоставят полный отчет.

    Необходимо издать приказ о выделении подотчетных сумм. В нем четко прописывается круг лиц, несущих персональную ответственность. Оговаривается порядок предоставления, обязательные условия и сроки, когда потребуется отчитаться о понесенных расходах.

    Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, следует использовать рекомендованный образец приказа и своевременно составлять авансовый отчет. Задержки и неточности приведут к штрафным санкциям и ненужным финансовым потерям.

    Основные сведения

    Наличные денежные суммы бывают небольшими и значительными, могут быть употреблены на следующие цели:

    • оплата служебных командировок, в том числе — средства на представительские цели;
    • приобретение товаров и различной продукции как у физических лиц, так и у других организаций, компаний и предприятий;
    • затраты на проведение экспедиций, геолого-разведочных работ;
    • оплачиваются указанные услуги других хозяйствующих субъектов;
    • расходы, связаны с деятельностью самой компании и всех имеющихся филиалов, вне зависимости от места их расположения.

    Если имеются законные основания, можно приступить к второму этапу и найти ответственных работников, которые смогут распоряжаться наличными средствами и другими материальными ценностями, исходя из поставленных целей.

    В принципе выдача под отчет говорит о том, что на конкретное физическое лицо будет возложена ответственность и суммы не должны передаваться третьему лицу. Оговорить все правила и условия для избежания малейших недоразумений должен приказ о выдаче подотчетных сумм.

    Порядок предоставления

    Законодательно прописан порядок предоставления денег под отчет, особых изменений в 2021 году не предвидится.

    В подготовленном приказе обязательно присутствуют следующие пункты:

    • Определен полный список работников (подотчетных лиц), которые должны получить наличные средства или ценности, выделенные на хозяйственные нужды и финансовую деятельность. Подбор сотрудников возложен на руководство предприятия.
    • Обозначается период, связанный с расходами и проведением финансовой операции. Это необходимо для обоснования предоставления наличных сумм, выданных на определенные сроки.
    • Указывается цель, не противоречащая законодательным актам. К примеру, это может быть командировка в другой город, где надо оплатить проезд, проживание и суточные расходы.
    • Выдается оговоренная сумма после издания приказа или предъявления заявления сотрудника, если на нем стоит резолюция руководителя.

    Понесенные расходы должны иметь документальное подтверждение, чтобы не возникло проблем с составлением отчетности.

    Возврат

    Изданный приказ служит основанием как для оформления кассового ордера на представительские нужды, так и для составления сметы при служебной командировке, направлении на курсы повышения квалификации или для проведения определенных работ. Выданный аванс имеет определенный лимит, но компенсация затрат происходит сразу после предъявления всех соответствующих документов. Они официально подтвердят понесенные расходы.

    Отчет не надо откладывать на длительное время. Принятое положение прописывает срок в 3 дня, когда необходимо полностью отчитаться.

    Сумма аванса может быть истрачена не полностью. В этом случае потребуется составить авансовый отчет и сдать остаток средств, чтобы затем удалось произвести полный и окончательный расчет.

    Возникает ситуация, когда деньги выданы, но так и не были потрачены. Их возврат уже не связан с составлением отчета.

    Если сотрудник заболел или ушел в отпуск и не успел отчитаться за три дня, то последствий с выплатой налогов обычно не возникнет. Следует только сразу же отчитаться после выхода на работу.

    Иногда сроки отчетности переносятся руководством на более продолжительный период, который может занимать неделю, месяц и даже полгода. Пока не будет произведен полный отчет, невозможно издать новый приказ и выдать наличные средства.

    Добровольный отказ отчитаться приведет к тому, что произойдет удержание определенной суммы из заработной платы. Распоряжение и приказ подготавливают через месяц со дня окончания срока, оговоренного в приказе.

    При этом нельзя удерживать свыше 20 процентов от заработной платы. Само распоряжение можно оспорить в судебном порядке. Руководство также сможет оформить заявление в судебные инстанции, если был пропущен месячный срок, но не прошел один год с момента, когда должен быть сдан отчет.

    Отражение в бухгалтерском учете

    Для детального отражения расходования подотчетных сумм ведется строгий бухгалтерский учет:

    • для избежания путаницы создан специальный счет 71, отведенный для расчетов с подотчетными лицами;
    • собирается подробная информация о средствах, выданных на проведение финансовых и хозяйственных операций, командировок работников;
    • дебетуется все в счетах учета, а кредитуется в счетах, связанных с затратами и приобретением материальных ценностей;
    • дебет и соответствующий счет будет зависеть от проведения конкретной операции — это покупка активов и основных средств (счет 08), приобретение запасов (10) и товаров (41), материальных ценностей (15 и 16);
    • при производстве и продаже продукции используются другие счета (20, 23. 25, 26, 44), связанные с основным и вспомогательным производством, понесенными расходами;
    • находит свое место сумма налога на добавленную стоимость (19), дополнительные доходы и расходы (91) при неизменном счете кредита 71;
    • отражены пропущенные сроки и списания (94), удержания из зарплаты или расчеты с сотрудниками (70 и 73).

    Подробное отражение позволяет подводить итоги, когда наступает время отчитаться перед налоговыми органами.

    Налогообложение

    Полный учет расходов подотчетных сумм в немалой степени затрагивает налогообложение. Здесь есть один важный нюанс. Удобный счет 71 поможет задействовать множество других счетов бухгалтерского учета. Списание производится с использованием совершенно разных источников.

    Понесенные затраты нередко включают в себестоимость продукции. Они входят в средства, затраченные на приобретение материалов, увеличение активов и основных средств.

    Несколько сложнее обстоит дело с деньгами, потраченными на проведение рекламной кампании, представительскими или незапланированными командировками. Затраты должны получить свое обоснование и правильно найти место в счетах дебета.

    Приобретение за наличку смазочных и горючих материалов вызывает вопросы, касающиеся выплат по налогу на добавленную стоимость. В принципе, основаниями для вычетов должны служить счета-фактуры и документы, подтверждающие оплату определенной суммы за эти материалы.

    Для избежания проблем и споров нужно при использовании наличных средств не только получить кассовый чек, но также оформить счет-фактуру.

    Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

    Назначение и образец приказа о выдаче подотчетных сумм

    Для выдачи средств потребуется подготовить приказ, чтобы получить весомое основание. Деньги выдаются наличными, а не переводятся на карту. Особых условий к форме не предъявляется, она может быть достаточно произвольной.

    Нужно включить условия, выполнение которых считается обязательным:

    • На самом верху вписывается название организации, фирмы или предприятия, затем номер приказа.
    • Ниже обозначается число его составления и местоположение компании.
    • В первом пункте называются сотрудники, которым будут выданы наличные средства.
    • Основанием может служить письменное заявление с указанием аванса или необходимости провести хозяйственную и финансовую операцию. Это бывает связано с производством и покупкой, командировкой и представительскими, активами и ценностями.
    • В следующем пункте нужно указать цели. Тратить деньги на выполнение других задач непозволительно, так же как передавать их другому лицу. Обозначается срок сдачи отчета, обычно он не превышает трех дней.
    • Указывается лицо, несущее ответственность за исполнение данного приказа. В основном, эта функция возложена на работников бухгалтерии.
    • Утвердить документ должна подпись руководителя с названием его должности, фамилии и инициалов.

    Этот приказ не может быть составлен задним числом, потому что выданные деньги и сотрудник перестанут считаться подотчетными.

    Отчет о расходах делается только после подготовки приказа и выполнения всех его пунктов в точно указанные сроки. В противном случае у налоговиков возникнут нежелательные вопросы и подозрения в том, что лицо уклоняется от уплаты налогов.

    Кроме главного руководителя право подписи имеет его заместитель, ответственный работник, получивший определенные полномочия. Для оформления подготавливается расходный ордер, куда входит подготовленная доверенность или авансовый отчет.

    Скачать образец приказа о подотчетных лицах

    Выдают доверенность для того, чтобы действовать от имени компании на законных основаниях. Она выдается один раз и является действительной на протяжении одного года, если была указана дата выдачи. Оригинал остается у сотрудника, а все реквизиты в бухгалтерии.

    Авансовый отчет

    Составление авансового отчета возлагается на самого сотрудника. Обычно он входит в постоянный круг подотчетных лиц и нужно иметь определенный опыт при составлении этого документа.

    Стандартная форма была унифицирована и утверждена еще в 2001 году, она заполняется в единственном экземпляре:

    • отчет составляется совместно — сотрудником и ответственным работником бухгалтерии;
    • он представляется не только в бумажном, но напечатанном виде (раньше для этого использовалась пишущая машинка, сегодня — компьютер или ноутбук);
    • необходимо пронумеровать и указать реквизиты документов, подтверждающих затраты, на оборотной стороне отчета, а сами они прилагаются отдельно (билеты, чеки, квитанции, счета-фактуры, ордера и т.д.);
    • расходы иностранной валюты должны быть прописаны на лицевой и оборотной стороне (6 и 8 графа);
    • присутствует название предприятия и организации, номер и дата составления отчета, фамилия и инициалы сотрудника, его должность и табельный номер, а также основания для выдачи аванса;
    • в таблице должна быть информация о предыдущем авансе с указанием сумм, затрат и остатка;
    • остаток сдается и оформляется приходный ордер, при перерасходе — расходный кассовый ордер;
    • отчет подписывает ответственный сотрудник бухгалтерии.

    Скачать образец бланка авансового отчета

    Проводится проверка, чтобы убедиться в целевом расходовании наличных средств и правильности оформления (суммы и счета указывается в графах 7,8 и 9). После утверждения авансового отчета производится списание выданных подотчетных сумм.

    Сроки подачи

    Наличные средства обязывают внимательно относится ко всем указанным датам и срокам. Деньги выдаются на определенный период и конкретные цели.

    Срок должен определить сам руководитель, не забывая об ограничениях в нормативных актах:

    • отчет подготавливают через три дня после их получения;
    • служебная командировка также предусматривает трое суток после возвращения. Но если предстоит поездка за рубеж, то срок продлевается до 10 дней;
    • время, указанное в приказе, может растянуться на один месяц и более, но это делают в редких случаях.

    Затягивает сдачи отчета приведет лишь к тому, что не удастся издать новый приказ на сотрудника, входящего в список подотчетных лиц.

    Итоги

    Резюмируя вышесказанное можно прийти к однозначному выводу. Грамотное и правильно оформленная документация позволит избежать проверок и достаточно крупных штрафов.

    С одной стороны без выдачи налички сложно представить себе деятельность любой организации или компании. С другой стороны — траты должны быть разумными, слишком большие списания вызывают законные подозрения у контролирующих органов.

    В первую очередь руководству надо определить круг сотрудников, на которых действительно можно возложить материальную ответственность. Привлекать каждый раз нового работника просто нерационально.

    По каждому подотчетному ведется аналитический анализ, расчеты должны быть задокументированы и подтверждены соответствующими документами. Надо учитывать, что по одному выданному авансу иногда составляется несколько отчетов.

    Не возбраняется применять инвентаризацию расходов и подготовить опись, что очень удобно при работе с кредиторами, поставщиками и покупателями. Выписка доверенности производится с использованием еще одной унифицированной формы. Она действует один год и обычно нужна при получении товаров или других ценных предметов.

    Расчеты заносятся в журнал операций, составляется карточка учета и формы для одноименных отчетов. Только после оформления приказа должна выдаваться оговоренная сумма наличными средствами, иначе они не будут считаться подотчетными.

    Затягивать со сдачей авансового отчета не рекомендуется. Есть прописанные сроки и задержка должна быть связана с уважительными причинами. К тому же, не удастся издать новый приказ на это же лицо, что ведет к срыву командировки или важной операции.

    Приказ и отчет считается обязательным документом. Несмотря на допуск произвольной формы, следует всякий раз при их составлении придерживаться установленных стандартов.

    Небрежности в оформлении говорят о нецелевом расходовании и нарушении нормативных актов. Наказание понесет руководство и ответственные лица, для сотрудника это обернется удержанием из заработной платы.

    Кроме материальных потерь в виде штрафов, не исключено привлечение к уголовной ответственности, если потрачены крупные наличные средства без должного основания и документального оформления.

    Источник: http://buhuchetpro.ru/prikaz-na-podotchetnye-summy/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.