+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Приказ на ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

Содержание

Приказ на ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

Приказ на ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту. Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

  1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
  2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
  3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
  4. Проверить запас бланков}
  5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
  6. Для розыска пропавших документов создается комиссия.

Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

  1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…».

Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.

  • В бланк также вносится и основание – т.е.
  • При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов.

    Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.
    ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .

    docСкачать образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .doc Зачем нужен приказ Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности.

    Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке.

    Not found

    Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров. В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

    В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

    Кто пишет приказ Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

    Приказ ответственный за ведение и хранение трудовых книжек

    Приказ г. № В целях выполнения требований п. 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» П Р И К А З Ы В А Ю : 1.

    Назначить с г. лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них . Основание: . 2. В случае отсутствия на работе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, возлагается на .
    3.

    Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

    Следует подчеркнуть, что издание такого приказа обязательно, даже если обязанности по работе с трудовыми книжками включены в трудовой договор и/или в должностную инструкцию работника.В приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек необходимо указать следующие данные:

    • основание издания приказа;
    • ФИО и должность назначаемого лица;
    • дату начала выполнения обязанностей по работе с трудовыми книжками;
    • ФИО и должность лица, на которого возлагается ответственность за работу с трудовыми книжками в случае отсутствия на работе назначаемого работника;
    • лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

    Приказ действует столько времени, сколько продолжается работа этого работника в организации. Издавать документ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.

    Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия» ООО «Мелодия» Приказ 10 марта 2014 года №35 (краткое содержание) В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.

    2003 г. №225 Приказываю:

    1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
    2. Контроль исполнения оставляю за собой.

    Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин Отсутствие на рабочем месте кадровика На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

    • командировки}
    • отпуска}
    • временной нетрудоспособности}
    • увольнения}
    • иной уважительной причине.

    При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику.

    Приказ на ответственного за ведение и хранение трудовых книжек образец

    Важно

    Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

    Особенности документа В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа. Для начала общая информация.

    На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

    Приказ на ответственного за ведение и хранение трудовых книжек на директора

    Трудовая книжка на сегодняшний день является практически самым важным документом, который подтверждает рабочий стаж гражданина при оформлении пенсии.

    Поскольку данный документ при приеме на работу передается на хранение работодателю, последний обязан надлежащим образом организовать работу по учету, хранению, заполнению и выдаче. В соответствии с пунктом 45 Правил от 16.04.2003г.

    № 225 работодателем издается приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

    Надлежащая организация работы По общему правилу вся ответственность за соответствующую организацию работы по учету, хранению и оформлению документов строгой отчетности возлагается на руководителя. Также законодатель устанавливает, что внутри организации за сохранность и учет книг, их своевременное и достоверное оформление, должен отвечать определенный сотрудник.

    Приказ об ответственном за ведение и хранение трудовых книжек

    Соответствующий приказ на ответственного за ведение трудовых книжек издается руководителем. Порядок назначения ответственного за учет и заполнение трудовых книжек. При функционировании разветвленной сети структурных подразделений на предприятии, как правило, работает кадровая служба.


    Данный отдел занимается комплектованием организации кадрами, оформлением всей документации, относительно приема и увольнения сотрудников. Указанные бумаги хранятся в отделе кадров предприятия и выдаются на руки владельцу только лишь в случае увольнения.

    Но несмотря на присутствие специального структурного подразделения, с целью соблюдения требований законодательства, руководителю предприятия следует издать приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

    Приказ об ответственном за ведение и хранение трудовых книжек в рб

    • Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.
    • Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политикефирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов. Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.
    • название документа(с обозначением сути);
    • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
    • наименование предприятия;
    • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

    Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

    • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
    • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

    При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

    Источник: http://lcbg.ru/prikaz-na-otvetstvennogo-za-vedenie-i-hranenie-trudovyh-knizhek/

    Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить

    Приказ на ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

    Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем.

    Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

    С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

    Для чего издается данный приказ

    Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

    Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

    При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

    Внимание! В случае неисполнения им своих обязанностей или исполнения их не в полном объеме, он будет отвечать перед руководством компании на основании изданного приказа о назначении этого сотрудника ответственным.

    Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

    Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

    В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

    Является ли приказ обязательным для каждой организации

    Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

    В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

    Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

    Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.

    Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

    Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

    Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

    Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

    Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

    бухпроффи

    Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

    Скачать образец приказа

    Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек образец скачать в формате Word.

    Как правильно составить приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

    Для такого рода распоряжения закон не определяет какой-то обязательной формы. Ответственное лицо для его составления может использовать фирменный бланк компании, либо оформить документ самостоятельно. Но в последнем случае необходимо обеспечить наличие на распоряжении обязательных к применению реквизитов.

    Так, в верхней части документа нужно указать название организации, место ее расположения, регистрационные коды, банковские реквизиты.

    Следующим этапом посередине листа записывается название документа «Приказ». Очень часто на следующей строке дается его краткое содержание – например, «О назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками.

    Кроме этого, на документе должны быть проставлены его дата составления, порядковый номер и место оформления (город). Под указанным номером данный приказ в дальнейшем регистрируется в журнале распоряжений по предприятию.

    Приказ начинается с вводной части. В ней необходимо указать, во исполнение каких законодательных актов он выпускается.

    Обычно это включает:

    1. п. 45 Правил ведения трудовых книжек;
    2. Постановление №225, которым приняты Правила.

    Дальше идет слово «Приказываю», после чего попунктно перечисляются распоряжения:

    • Назначение работника, с указанием его должности, который будет отвечать за работу с трудовыми книжками;
    • Назначение сотрудника, с указанием должности и доплаты, который будет исполнять данные обязанности при отсутствии первого сотрудника на своем месте (например, во время отпуска либо болезни);
    • Кто будет контролировать выполнение данного распоряжения.

      Записка-расчет при увольнении форма т-61: образец заполнения

    Документ подписывает руководитель организации.

    Внимание! После этого перечисляются сотрудники, упомянутые в тексте документа. Каждый из них должен в подтверждение знакомства с документом проставить свою подпись.

    Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
    Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 5,00 из 5)

    Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-o-naznachenii-otvetstvennogo-za-vedenie-trudovyh-knizhek.html

    Приказ о возложение обязанностей по ведению трудовых книжек образец

    Приказ на ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

    Приказ обязателен в любом случае, поскольку трудовые книжки никто не отменял и обязанность работодателя оформлять трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у работодателя не менее 5 дней, тоже никто не отменял.

    Статья 66. Трудовая книжка [Трудовой кодекс РФ] [Глава 11] [Статья 66] Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

    Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

    Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

    Часть шестая утратила силу.

    На основании данной статьи Правительство и установило, что приказ обязателен.
    ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О ТРУДОВЫХ КНИЖКАХ»

    VII. Ответственность за соблюдениепорядка ведения трудовых книжек45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

    Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

    За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

    www.buhonline.ru

    Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

    Согласно п. 45 Постановления Пра­вительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках» на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

    Работа с трудовыми книжками начинается с издания работодателем приказа (распоряжения) о назначении специально уполномоченного лица, ответственного за их ведение, хранение, учет и выдачу. Следует подчеркнуть, что издание такого приказа обязательно, даже если обязанности по работе с трудовыми книжками включены в трудовой договор и/или в должностную инструкцию работника.

    В приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек необходимо указать следующие данные:

    • основание издания приказа;
    • ФИО и должность назначаемого лица;
    • дату начала выполнения обязанностей по работе с трудовыми книжками;
    • ФИО и должность лица, на которого возлагается ответственность за работу с трудовыми книжками в случае отсутствия на работе назначаемого работника;
    • лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

    Приказ действует столько времени, сколько продолжается работа этого работника в организации. Издавать документ заново необходимо при передаче обязанностей другому должностному лицу.

    Если ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на руководителя организации, то в соответствующем приказе отмечают, что руководитель принимает на себя соответствующие ответственность и полномочия.

    Данный документ является приказом по основной деятельности.

    Для приказов по основной деятельности не существует унифицированной форм, они оформляются на специальном бланке или на общем бланке организации, регистрируются в журнале регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности и подлежат постоянному хранению в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

    Этот документ используется в следующих процедурах:

    www.freshdoc.ru

    Зачем нужен приказ, возлагающий обязанности по ведению трудовых книжек

    Каждый работодатель обязан на своем предприятии организовать отдел либо нанять сотрудника, ответственного за учет, хранение и последующую выдачу трудовых книжек при увольнении работников.

    Такой специалист или несколько специалистов будут не только нести ответственность за трудовые книжки и их заполнение.

    После принятия такого специалиста на работу руководитель предприятия должен издать приказ о возложении обязанностей по ведению трудовых книжек.

    Ответственность за нарушение обязанностей

    Любой государственный инспектор из сферы контроля труда должен так же, как и другие документы, проверить журнал ведения трудовых книжек и условия, в которых они хранятся.

    Кроме того, он может затребовать у директора предприятия приказ, согласно которому специалист был назначен ответственным за ведение и учет трудовых.

    Также он может попросить о личной встрече с этим сотрудником, в том числе и до того момента, как ознакомится с приказом.

    Если приказ отсутствует, должностное лицо, осуществляющее проверку, обязано вынести предписание, согласно которому данное нарушение должно быть устранено. В случае несвоевременного оформления такого документа, как приказ о возложении обязанностей по учету ведения трудовых книжек, или его отсутствия, для данного предприятия и его руководства будут применены соответствующие меры.

    Так, за нарушение трудового законодательства предусмотрено следующее наказание;

    • уплата должностными лицами штрафа от 5 до 50 минимальных заработных плат;
    • отстранение от руководящей должности на срок от 1 до 3 лет, если данное должностное лицо совершало подобные правонарушения;
    • наложение на организацию штрафа от 30 до 50 минимальных заработных плат.

    Нюансы оформления приказа

    Оформляя приказ о возложении ответственности за ведение трудовых книжек, желательно не распределять между несколькими сотрудниками ряд функций и обязанностей.

    Бывают случаи, когда один специалист заполняет трудовые книжки, в то время как другой занимается их хранением и учетом. Кроме того, что это существенно ослабит контроль над выполнением этого приказа, данное решение противоречит законодательству.

    Если ответственный за трудовые книжки увольняется, все его обязанности передаются другому специалисту или же на некоторое время – руководителю, пока он не найдет подходящую замену. Тогда директор предприятия должен составить новый приказ о возложении обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

    Сам специалист по трудовым книжкам не может вносить и заверять записи в собственной трудовой. Эту обязанность берет на себя руководитель организации, в редких случаях – специально выделенный для этого работник.

    Кроме того, прежде чем уволиться, кадровик должен передать все дела новому сотруднику, которым может быть совместитель.

    Вместе с этим материалом часто читают:

    Источник: http://advokat343.ru/prikaz-o-vozlozhenie-objazannostej-po-v/

    Ответственный за ведение трудовой книжки | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

    Приказ на ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

    Согласно установленному Законодательству, любой работодатель обязан вести на своих сотрудников трудовые книжки, которые выступают физическим доказательством полученного гражданином стажа.

    В данном документе отображается вся важная информация, касающаяся срока поступления на работу, увольнения, учитываются поощрительные награды и взыскания, которые служат ярким свидетельством компетентности или недостатка квалификации потенциального соискателя для будущих нанимателей.

    Из данной статьи вы узнаете:

    • какова ответственность за неправильное хранение, учет, выдачу или ведение трудовых книжек;
    • назначение ответственного за ведение трудовых книжек;
    • примеры приказов о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

    За ведение и учет трудовых книжек на любом предприятии принято назначать ответственного сотрудника, в роли которого могут выступать кадровые специалисты, бухгалтера или сами директора учреждений, если на предприятии трудится небольшое количество граждан. Соответственно, при возникновении неточностей и ошибок в трудовых книжках вся ответственность падает на определенное лицо, по вине которого и была допущена оплошность.

    Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

    Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек “под ключ” от Системы Кадры.

    Узнать все ответы

    Ошибки в трудовой книжке: о чем забыли написать в инструкции

    Ответственность за неправильное хранение, учет, выдачу или ведение трудовых книжек

    Согласно ст.192 Трудового Кодекса Российской Федерации, за неправильный учет, ведение или выдачу трудовых книжек на ответственное лицо возлагается дисциплинарное наказание. В качестве дисциплинарных взысканий на практике применяются следующие наказания:

    • устное замечание, если нарушение несущественное и не привело к плачевным для сотрудника-владельца трудовой книжки последствиям;
    • выговор с занесение в личное дело;
    • увольнение с предприятия с возможной материальной компенсацией ущерба, нанесенного предприятию или сотруднику-владельцу документа.

    Выдача трудовой книжки работнику на время

    При вынесении дисциплинарного взыскания непосредственный руководитель должен учитывать как тяжесть оплошности, так и поведение провинившегося подчиненного. Применять сразу же категоричные решения (увольнение), если нарушение несущественное, запрещается, а сам факт совершенной ошибки должен быть подкреплен соответствующими доказательствами.

    Подробнее об ответственном за ведение трудовой книжки читайте здесь:

    При совершении ошибки незначительного характера работодатель имеет право убрать с сотрудника ответственность за ведение и учет трудовых книжек, и переложить ее на другого. Увольнение же может применяться лишь в том случае, когда человек неоднократно в течение одного года нарушал Законодательство и порядки, прописанные в локальных актах предприятия, без уважительных причин.

    Дисциплинарное взыскание, как и назначение ответственного за ведение и учет трудовых книжек работника, оформляется посредством подписания определенного приказа, составляемого руководителем предприятия на отдельно взятого подчиненного.

    Как указать Ф.И.О. лица, ответственного за ведение трудовых книжек, при заверении записей в трудовой книжке увольняющегося сотрудника 

    Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

    Ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник назначается приказом руководителя предприятия, в котором указываются его фамилия, имя, отчество и должность. В приказе так же уточняется, какая именно ответственность возлагается на человека за допущение определенной ошибки в процессе обслуживания трудовых книжек коллег.

    Сам сотрудник, на которого упала ответственность за ведение трудовых книжек, обязан четко следовать порядкам, прописанным в Законодательстве, и хранить трудовые книги в соответствующих условиях.

    Если же он не согласен с тем фактом, что работодатель выбрал именно данного сотрудника на роль ответственного за документы лица, то все уточнения необходимо обговаривать заранее и до составления приказа.

    Обязан ли сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, возмещать стоимость бланка трудовой книжки, испорченного им при заполнении

    Примеры приказов о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

    Приказ о назначении ответственного за ведение и учет трудовых книжек сотрудника должен содержать следующую информацию:

    • в шапке документа указывается цель написания бланка (назначение ответственного за учет и хранение книжек);
    • в содержании, ссылаясь на порядки, прописанные в Трудовом Кодексе РФ, указать непосредственного ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек работника;
    • далее, прописать того, кто сможет выполнять обязанности ответственного за трудовые книжки лица, если тот отправился в отпуск, временно утратил трудоспособность или отсутствует на рабочем месте по другим уважительным причинам;
    • назначить ответственного за контроль соблюдения приказа.

    Дубликат трудовой книжки: восстанавливаем утраченные сведения

    В нижней части документа необходимо указать инициалы непосредственного директора, напротив которых руководитель ставит подпись.

    Так же, в обязательном порядке, с приказом должен быть ознакомлен сам сотрудник, который становится ответственным за содержание трудовых книжек.

    Если он, по каким-либо причинам, имеет возражения по поводу назначения, то их необходимо обсуждать заранее, так как сам приказ руководителя является важным бланком, и его соблюдать обязаны все работники организации без исключения.

    Какая ответственность предусмотрена за отсутствие книг учета трудовых книжек

    Источник: https://www.kdelo.ru/art/383532-qqq-16-m10-otvetstvennyy-za-vedenie-trudovoy-knijki

    Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

    Приказ на ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

    При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

    ФАЙЛЫ
    Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .docСкачать образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек .doc

    Зачем нужен приказ

    Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности.

    Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке.

    Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

    Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

    В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

    В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

    Кто пишет приказ

    Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

    Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

    Особенности документа

    В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.

    Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

    Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.

    При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:

    1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
    2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение документа.
    3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.

    Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике
    фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.

    Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.

    Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек

    «Шапка» документа должна включать в себя:

    • название документа(с обозначением сути);
    • его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
    • наименование предприятия;
    • дату и место (населенный пункт) составления приказа.

    Далее идет основная часть. Здесь необходимо:

    • дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
    • назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).

    При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.

    Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.

    Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).

    Хранение документа

    После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.

    Источник: https://assistentus.ru/forma/prikaz-o-naznachenii-lica-za-vedenie-trudovyh-knizhek/

    / Хозяйственное право / Приказ назначении лица ответственного за ведение хранение и учета трудовых книжек

    Общество с ограниченной ответственностью «Мелодия» ООО «Мелодия» Приказ 10 марта 2014 года №35 (краткое содержание) В соответствии с пунктом 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 Приказываю:

    1. Назначить ответственным лицом за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров Иванову К.Б.
    2. Контроль исполнения оставляю за собой.

    Генеральный директор Соломин А.Б. Соломин Отсутствие на рабочем месте кадровика На практике часто случаются ситуации, когда назначенный приказом ответственный за ведение трудовых книжек отсутствует на рабочем месте по причине:

    • командировки}
    • отпуска}
    • временной нетрудоспособности}
    • увольнения}
    • иной уважительной причине.

    При возникновении указанных обстоятельств, полномочия необходимо официально передать другому сотруднику.

    Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением.

    Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.
    Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник.

    При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

    Трудовая книжка — ведение, хранение, учет

    После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

    Внимание

    Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись и на государственном языке этой республики. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

    Например, если работник принят на работу 26 марта 2012 года, в трудовой книжке делается запись: «26.03.2012».

    Во время оформления указанной передачи полномочий, также должен быть оформлен новый приказ об ответственных за ведение трудовых книжек. Сама передача бумаг должна происходить по акту. Приступая к работе, новому кадровому работнику необходимо:

    1. Принять по соответствующему акту документы сотрудников, которые хранятся в кадровой службе}
    2. Проверить сохранность и правильность заполнения книги учета движения книг и вкладышей в них}
    3. Проверить сохранность и наличие соответствующих бумаг}
    4. Проверить запас бланков}
    5. При выявлении фактов недостачи или отсутствия отдельных документов необходимо выяснить причины их отсутствия}
    6. Для розыска пропавших документов создается комиссия.

    Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров. В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

    В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

    Кто пишет приказ Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

    Правил ведения и хранения трудовых книжек); — в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

    Несмотря на то что порядок оформления трудовых книжек и вкладышей в них без взимания платы с сотрудников Постановлением Правительства РФ от 16.04.

    2003 N 225 не предусмотрен, его можно практиковать, если создать такую возможность правилами внутреннего трудового распорядка организации.

    Учет и хранение трудовых книжек Ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя*(6). В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.

    Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица.

    Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное. Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлены ст. 5.27

    КоАП РФ: — для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.; — для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

    Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст.

    5.27 КоАП РФ).За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.

    Оформление трудовой книжки впервые Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.

    До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

    Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка. Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг.

    Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

    Особенности документа В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа. Для начала общая информация.

    На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.

    Источник: http://strahovanie58.ru/prikaz-naznachenii-litsa-otvetstvennogo-za-vedenie-hranenie-i-ucheta-trudovyh-knizhek/

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.