+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

О передаче документов при смене бухгалтера

Содержание

Передача дел при смене главного бухгалтера

О передаче документов при смене бухгалтера

Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных (кадровых), необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации.

Общие положения

Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность. Так, при увольнении он предупреждает работодателя за две недели, приблизительная дата ухода в декретный отпуск также обычно известна работнице.

Возможно, главный бухгалтер собирается занять другую должность на предприятии (например, финансового директора)? Но и тогда перевод не будет осуществлен спонтанно. Дата выхода главного бухгалтера на пенсию тоже будет запланирована.

Таким образом, есть время выполнить все необходимые действия.

На сегодня обязанность главного бухгалтера при уходе составлять акт приемки-передачи дел и/или документации законодательно не установлена.

Однако рекомендуем провести данную процедуру, ведь правильное оформление документации при передаче дел важно и для передающей, и для принимающей стороны.

Также по решению руководителя предприятия может быть проведена аудиторская проверка в соответствии с Законом № 3125.

В первую очередь необходимо определить, кто будет принимать дела у главного бухгалтера, который увольняется. В идеале это должен быть работник, который в дальнейшем займет данную должность. Но это не всегда возможно, например, если подходящая кандидатура еще не найдена. Тогда дела нужно передать директору предприятия, поскольку в соответствии с ч. 2 ст.

8 Закона № 996 организация бухгалтерского учета на предприятии относится к компетенции собственника либо уполномоченного органа (должностного лица). При такой передаче дел (от главбуха – директору) после оформления нового работника можно составить аналогичный акт приемки-передачи дел от директора предприятия новому главному бухгалтеру (по усмотрению сторон).

Порядок действий при передаче дел

Алгоритм действий при смене главного бухгалтера может быть примерно следующим.

Этап 1. Проведение внеплановой инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регулируется Положением № 879. Так, в соответствии с п. 4 разд. І этого документа объект инвентаризации, ее периодичность и сроки проведения определяются руководителем предприятия либо уполномоченным органом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в п. 7 разд. І Положения № 879, при этом смена главного бухгалтера к таковым не относится. Однако на практике рекомендуется все-таки провести данную процедуру во избежание неприятных ситуаций после ухода предшественника.

Также обратите внимание, что смена материально ответственного лица (например, бухгалтера-кассира) служит основанием для обязательной инвентаризации.

Поэтому, если на предприятии главный бухгалтер одновременно является и бухгалтером-кассиром, внеплановая инвентаризация проводится в обязательном порядке.

Для этого руководитель предприятия издает приказ (см. образец 1).

Порядок проведения инвентаризации таков:

  • создание инвентаризационной комиссии;
  • выполнение подготовительных действий (завершение обработки документов, касающихся движения активов; определение остатков по состоянию на дату инвентаризации; формирование последних на момент инвентаризации реестров приходных и расходных документов либо отчетов о движении активов);
  • непосредственно проведение инвентаризации (наличие и состояние активов проверяется путем подсчета, взвешивания либо обмера);
  • подведение итогов инвентаризации (комиссия составляет протокол по результатам инвентаризации, который утверждается руководителем предприятия).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/20523-0

Образец 1Приказ о проведении внеплановой инвентаризацииВ связи с увольнением главного бухгалтера ООО «Свет» Петровой Раисы Семеновны с 01.08.16 г. с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия ПРИКАЗЫВАЮ:1. Провести внеплановую инвентаризацию денежных средств, бланков строгой отчетности, товарно-материальных ценностей, а также основных средств и нематериальных активов.2.

Источник: https://uteka.ua/publication/commerce-12-dokumentooborot-2-peredacha-del-pri-smene-glavnogo-buxgaltera

Оформление приема передачи бухгалтерских документов при смене

О передаче документов при смене бухгалтера

  • Ответственного за передачу документов лица – уходящий главбух.
  • Ответственного за прием лица – новый главбух или руководитель организации при исполнении им обязанностей.
  • Лиц, участвующих в приеме-передаче – аудиты, вышестоящие органы, специальная комиссия.
  • Дату окончания процесса передачи дел – это время завершения учетного процесса за прошедший период. Как правило, дата должна учитывать сроки сдачи бухгалтерской, налоговой отчетности.
  • Обязанности и полномочия нового главбуха.

Окончание учетных процессов В приказе прописывают дату, когда предыдущий главбух обязан прекратить учетные процессы.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — образец

Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Внимание Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета. Информация о расчете работников Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие.

Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно.

Как передать дела при увольнении главного бухгалтера

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости. Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Передача дел при смене бухгалтера

Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности.
За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг.

Важно Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Порядок приема-передачи дел при смене главного бухгалтера организации

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

  • дату передачи дел;
  • период, за который осуществлена передача дел;
  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.
  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Список отсутствующих бумаг Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список.

По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

ФНС, регистрацию ККТ;

  • отчетность, которую вправе проверить налоговая – за 3 года, текущий год;
  • система документооборота, учетная политика, обязанности в бухгалтерии;
  • выписка со счетов, договора, акты сверки и остальные расчетные документы;
  • материалы инвентаризации;
  • регистры налогового, бухгалтерского учета;
  • акты проверок за 3 предыдущих года;
  • акты сверок с бюджетными, внебюджетными фондами;
  • судебные разбирательства с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами;
  • материалы о растратах, недостачах и хищений.

На время передачи учетные процессы обязаны быть завершенными – произведены бухгалтерские записи за прошедший период, скомплектована первичка, сформирован оборотный баланс, налоговая и финансовая отчетности.
Процедура выполняется в порядке, установленном законом РФ.

  • Подать уточненные декларации, если выполнение действия требуется.
  • Своевременное исправление недочетов в документе поможет новому главному бухгалтеру избежать проблем при осуществлении деятельности. Выполнение операций после вступления нового бухгалтера в должность значительно упростит дальнейшее ведение деятельности.

Ответственность при смене должностного лица На практике нередки случаи, когда после смены руководителя работники отдела сталкиваются с проблемами при распределении обязанностей. По этой причине необходимо знать заранее все нюансы выполнения процесса.

Следует помнить, что действующее законодательство не позволяет привлечь человека, нанятого на должность главного бухгалтера, к ответственности, если он во время выполнения деятельности выявит нарушение правил, которые были допущены предшественником.

Источник: http://agnbotulinum.com/oformlenie-priema-peredachi-buhgalterskih-dokumentov-pri-smene/

Документальное оформление передачи дел при смене главного бухгалтера

В п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утв. постановлением Совмина СССР от  24.01.

1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных трудовых и финансовых ресурсов», предусмотрено, что прием и сдача дел при назначении и увольнении главного бухгалтера должны оформляться актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Передачу дел при смене главного бухгалтера рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте образовательной организации: например, в коллективном договоре, положении о бухгалтерии образовательной организации (с учетом форс-мажорных обстоятельств, а также особенностей организационной структуры образовательной организации), должностной инструкции главного бухгалтера, порядке передачи дел при смене главного бухгалтера и т. п.

В таком локальном акте правил по передаче дел при смене главного бухгалтера следует отразить:

  • обязанность главного бухгалтера принимать и сдавать дела;
  • сроки сдачи и приема дел;
  • ответственных за прием дел от главного бухгалтера (специально созданная комиссия или уполномоченный работник), в т. ч. и в ситуации, когда правопреемника еще не нашли или увольняющийся бухгалтер отсутствует;
  • процедуру инвентаризации имущества и обязательств;порядок проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов и регистров (осуществляется либо аудиторами, либо образовательной организацией самостоятельно);
  • непосредственно процедуру приема-передачи дел (документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности, ценностей, ключей от сейфа, печатей и штампов и др.).

В состав комиссии по передаче дел при смене главного бухгалтера могут быть включены завхоз, бухгалтер, экономист, а также другие работники учреждения, уполномоченные на то руководителем.

Приказом (распоряжением) руководителю следует создать комиссию по передаче дел при смене главного бухгалтера и утвердить ее состав. В приказе необходимо отразить:

  • причину проведения процедуры приема-передачи дел;
  • сроки проведения приема-передачи дел;
  • лицо, ответственное за сдачу дел (указывается Ф. И. О. увольняющегося главного бухгалтера, руководителя или иного уполномоченного руководителем лица);
  • лицо, ответственное за приемку дел (указывается Ф. И. О. нового главного бухгалтера, а при его отсутствии — руководителя или иного уполномоченного руководителем лица);
  • других лиц, участвующих в  приеме-передаче дел (при необходимости).

Проверка состояния передаваемых дел при смене главного бухгалтера

Независимо от того, был ли заключен с главным бухгалтером договор о материальной ответственности, при его увольнении целесообразно провести инвентаризацию денежных средств и документов, находящихся в кассе и на счетах в органах федерального казначейства.

Также рекомендуется осуществить выборочную проверку, например, по существенным показателям дебиторской и кредиторской задолженности, доходов и расходов.

При любом сроке приема-передачи дел главный бухгалтер, увольняющийся по своей инициативе, имеет право прекратить работу, если истекли две недели с момента предупреждения об этом работодателя (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Чтобы избежать ошибок при расчете и перечислении налогов при смене главного бухгалтера, следует провести инициативную сверку взаиморасчетов с налоговым органом. Акт этой сверки, подписанный работником налоговой инспекции, можно приложить к акту приема-передачи дел.

Если главного бухгалтера увольняют за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей при наличии дисциплинарного взыскания (п. 5 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации от  30.12.

2001 №  197-ФЗ; далее - ТК РФ), или за принятие необоснованного решения, повлекшего ущерб имуществу организации (п. 9 ч. 1 ст.

81 ТК РФ), или по иной причине в соответствии с законодательством РФ, настоятельно рекомендуется обратиться к специализированной организации для проведения аудиторской проверки постановки и ведения бюджетного и налогового учетов.

Заключение аудиторской проверки (или его копию) следует приложить к акту приема-передачи дел. Если в ходе проверки выявлены недочеты, ошибки, недостачи, руководитель имеет право потребовать объяснений от увольняющегося главного бухгалтера.

Составление списка передаваемых дел

После проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности надо выяснить, что включать в передачу дел при смене главного бухгалтера.

Во-первых, увольняющийся главный бухгалтер передает те документы, за которые он отвечает: первичные учетные, налоговые и иные документы; бухгалтерскую, статистическую и налоговую отчетность; бухгалтерские и налоговые регистры; учетную политику, рабочий план счетов бухгалтерского учета; процедуры кодирования; программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) и т. д.

Профессиональная этика увольняющегося главного бухгалтера — довести все текущие дела до конца и передать необходимые документы и отчетность в надлежащем виде.

Во-вторых, в соответствии с подп. 8 п. 1 ст. 23 части первой Налогового кодекса Российской Федерации от  31.07.

1998 №  146-ФЗ (далее - часть первая НК РФ) в обязанности организаций входит в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т. ч.

 документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено в подп. 5 п. 3 ст. 24 части первой НК РФ для налоговых агентов.

Исчисление указанного срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Кроме того, в соответствии с правилами организации государственного архивного дела организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение устанавливаемых законодательством сроков, но не менее пяти лет.

Обычно документы, входящие в передачу дел при смене главного бухгалтера полностью перечисляются в акте приема-передачи дел, но если номенклатура документов большая, то к акту отдельно прилагается опись передаваемых дел и ценностей.

Так, например, в акте приема-передачи дел (приложение) отражается передача:

  • учетной политики образовательной организации (с распределением обязанностей между работниками бухгалтерии, системой документооборота);
  • бухгалтерской и налоговой отчетности за три последних календарных года и за текущий год;
  • выписок по счетам в банке, договоров, актов сверки расчетов и других расчетных документов;
  • документов о регистрации контрольно-кассовой техники;
  • регистров бухгалтерского и налогового учета;
  • материалов инвентаризаций;
  • актов аудиторских, налоговых и иных проверок за последние три года;
  • актов сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами;
  • материалов о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;
  • материалов судебных разбирательств с контрагентами, работниками или контролирующими органами, в которых образовательная организация на текущий момент принимает участие и т. п.

Форма актаприема-передачи дел законодательством не утверждена, однако составлять его надо с соблюдением требований Закона №  402-ФЗ, в частности ч. 2. ст. 9, где перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа. Акт приема и передачи дел при смене главного бухгалтера утверждается руководителем образовательной организации.

Действия после передачи дел при смене главного бухгалтера

Заведующему детским садом следует напомнить работнику, принятому на должность главного бухгалтера, об ответственности, предусмотренной Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от  30.12.2001 №  195-ФЗ (далее — КоАП РФ) для должностных лиц, относящихся к финансовым работникам (таблица).

Административная ответственность должностных лиц, относящихся к финансовым работникам

Вид нарушенияОтветственностьОснование
Нарушение порядка представления статистической информацииШтраф от 3 тыс. до 5 тыс. руб.Ст. 13.19 КоАП РФ
Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операцийШтраф от 4 тыс. до 5 тыс. руб.Ст. 15.1 КоАП РФ
Нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом органеШтраф от 500 до 1000 руб.П. 1 ст. 15.3 КоАП РФ
Ведение деятельности без постановки на учет в налоговом органеШтраф от 2 тыс. до 3 тыс. руб.П. 2 ст. 15.3 КоАП РФ
Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке или иной кредитной организацииПредупреждение или штраф от 1 тыс. до 2 тыс. руб.Ст. 15.4 КоАП РФ
Нарушение сроков представления налоговой декларацииПредупреждение или штраф от 300 до 500 руб.Ст. 15.5 КоАП РФ
Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроляШтраф от 300 до 500 руб.П. 1 ст. 15.6 КоАП РФ
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%Штраф от 2 тыс. до 3 тыс. руб.Ст. 15.11 КоАП РФ
Несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления и представления отчетности по валютным операциямШтраф от 4 тыс. до 5 тыс. руб.П. 6 ст. 15.25 КоАП РФ

Главный бухгалтер может быть привлечен и к уголовной ответственности. Согласно пп. 7, 17 постановления Пленума Верховного Суда РФ от  28.12.2006 № 64 «О практике применения судами уголовного законодательства об ответственности за налоговые преступления» главный бухгалтер (бухгалтер) может выступать субъектом по следующим преступлениям:

  • уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации (ст. 199 Уголовного кодекса Российской Федерации от  13.06.1996 №  63-ФЗ (далее — УК РФ));
  • неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 199.1 УК РФ).

Кроме того, после проведения процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера рекомендуется:

  • на основании приказа руководителя оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, в которых у организации открыты счета;
  • со дня приема дел завести недостающие учетные регистры;
  • исправить ошибки, выявленные при проверке состояния бухгалтерского и налогового учета и отчетности, а при необходимости подать в налоговые органы уточненные декларации;
  • уведомить налоговую инспекцию о смене главного бухгалтера. В нормативных документах не закреплена данная обязанность, но поскольку главный бухгалтер подписывает отчетные документы, проинформировать налоговые органы будет нелишним. К  письму-уведомлению, заверенному печатью образовательной организации, нужно приложить копию приказа о назначении главного бухгалтера за подписью руководителя, а также паспортные данные нового работника

Что делать, если некому передать дела при смене главного бухгалтера?

Если в силу обстоятельств бывший сотрудник не может принять участие в передаче дел при смене главного бухгалтера, то передающей стороной может быть руководитель образовательной организации.

Другой вариант: новый главный бухгалтер вместо акта приема и передачи дел при смене главного бухгалтера составляет служебную записку на имя руководителя с подробным описанием состояния дел.

Однако лучше всего в данном случае обратиться к услугам аудиторов.

.

Приложение

На заметку

Главным бухгалтерам не обязательно иметь специальное высшее образование

Источник: https://www.resobr.ru/article/58657-qqe-15-m3-peredacha-del-pri-smene-glavnogo-buhgaltera

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера – образец

О передаче документов при смене бухгалтера

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера – образец этого документа вы сможете увидеть на нашем сайте. В статье мы расскажем об основных тонкостях при его оформлении.

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Итоги

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: форма и требования

Акт приема-передачи дел главного бухгалтера — составляемый в произвольной форме перед сменой главного бухгалтера документ. Требования к его составлению в действующих нормативных документах отсутствуют.

Обычно форма такого акта и требования к его содержанию закрепляются в приказе или ином внутрифирменном локальном документе.

Знакомьтесь с внутрифирменными локальными актами с помощью размещенных на нашем сайте статей:

К числу таких требований можно отнести следующие:

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (ПФР, ФСС);
  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера

В акте могут отражаться следующие элементы:

  • общеорганизационные (реквизиты действующей учетной политики с описанием общей характеристики бухучета фирмы и организации бухгалтерской службы);
  • описание технических учетных нюансов (применяемые для учета программные средства, установленный на фирме порядок хранения баз данных, электронной и бумажной первички и др.);
  • указание на наличие специфической нормативки, применение которой для данной фирмы обязательно;
  • порядок доступа к учетной системе (пароли, электронные ключи и др.);
  • наличие (отсутствие) расхождений в учетных регистрах и отчетности с указанием причин их возникновения, а также иные учетные нюансы;
  • факт передачи ценностей, находящихся на ответственном хранении у главного бухгалтера (фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи и др.);
  • общеоформительские реквизиты (подписи ответственных лиц, дата составления акта и др.).

В качестве приложений к рассматриваемому акту выступают результаты инвентаризации, описи передаваемых документов и иные документы.

Об особенностях инвентаризации имущества и обязательств узнайте из материалов нашего сайта:

Кроме того, в акте необходимо отразить выявленные в ходе передачи дел учетные и отчетные ошибки и расхождения, а также иные пояснения и замечания (если принимающая или передающая сторона не согласна с отраженной в акте информацией).

Образец акта приема-передачи дел главного бухгалтера вы можете увидеть на нашем сайте.

Скачать образец

Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера

Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:

  • разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
  • в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
  • организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
  • обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
  • другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.  

О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:

Итоги

Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме. В его содержание включаются все важные для данной процедуры аспекты (отражение фактов передачи документов, описание учетных и отчетных нюансов и т. д.).

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/akt_priemaperedachi_del_glavnogo_buhgaltera_obrazec/

О передаче документов при смене бухгалтера – адвокат

О передаче документов при смене бухгалтера

Какие сведения указываются в документе? Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании приказа по предприятию.

В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется? Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес.

Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю», полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения. Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления.

Важно

Если новому главному бухгалтеру придется самостоятельно проводить проверку компании, он должен обратить внимание на:

  • состояние учредительной документации;
  • проведение учетной политики организации и нюансы распределения обязанностей между сотрудниками;
  • состояние финансовой отчетности;
  • результаты проведения инвентаризаций;
  • информацию о наличии недочетов и хищении.

Анализ информации позволит сотруднику понять положение дел в компании и выработать методы для выполнения трудовой деятельности.

Внимание

Шаг 5 — Составление акта Во время смены должностного лица должен быть составлен акт приема-передачи.

Он необходим для распределения ответственности во время проведения операции между человеком, покидающим должность, и новым сотрудником, принимающим обязанности.

Передача документов при смене бухгалтера

Если в период увольнения человек не был лицом, на которого возлагалась материальная ответственность, величина взыскания будет снижена до размера среднемесячного заработка.

Претендующим на должность нужно помнить, что на бухгалтера могут быть наложены штрафы. Их размер варьируется от 500 до 5 000 рублей. В зависимости от ситуации размер взыскания может быть увеличен. Претендент на должность должен осознавать всю ответственность, которую берет на себя.

Акт передачи документов при смене бухгалтера

Требуется:

  • сформировать первичные документы;
  • предоставить налоговую, статистическую, бухгалтерскую отчетность, все расчеты по выплате страховых взносов;
  • оформить бухгалтерские записи.

Все передаваемые документы обязательно подшивают.

Инвентаризация Независимо от наличия договора материальной ответственности требуется организовать инвентаризацию финансовых средств на счетах и кассах.

Выявленные расхождения отражают на счетах в соответствии с Положением по бухгалтерской отчетности.

Излишки приходуют по их рыночной стоимости на момент инвентаризации, сумму требуется занести в финансовый результат (увеличение дохода).

Недостачу и порчу имущества считают издержками, при превышении ущерба их норм – на виновное лицо. Если подобное не выявлено, то убытки записывают в увеличение расходов или финансовый результат. Закон о бухучете (ст. 12 п.

Порядок передачи документов при смене бухгалтера

  • акт при смене главного бухгалтера оформляется только после завершения текущих учетных процессов, проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности (в том числе посредством привлечения независимых специалистов), а также после оформления отчетности (если дата их представления совпадает с периодом передачи дел и оформлением рассматриваемого акта);
  • до оформления акта проводится инвентаризация (как минимум имущества и денежных средств [в кассе и на расчетном счете] и иных существенных статей баланса), проводится сверка расчетов с налоговиками и внебюджетными фондами (

    ПФР, ФСС);

  • сроки (дата) передачи дел и составления акта, а также состав присутствующих при передаче дел лиц определяются в приказе руководителя фирмы (или ином локальном акте).

Как может выглядеть акт приема-передачи дел главного бухгалтера, расскажем в следующем разделе.

О передаче документов при смене бухгалтера

ФНС, регистрацию ККТ;

  • отчетность, которую вправе проверить налоговая – за 3 года, текущий год;
  • система документооборота, учетная политика, обязанности в бухгалтерии;
  • выписка со счетов, договора, акты сверки и остальные расчетные документы;
  • материалы инвентаризации;
  • регистры налогового, бухгалтерского учета;
  • акты проверок за 3 предыдущих года;
  • акты сверок с бюджетными, внебюджетными фондами;
  • судебные разбирательства с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами;
  • материалы о растратах, недостачах и хищений.

На время передачи учетные процессы обязаны быть завершенными – произведены бухгалтерские записи за прошедший период, скомплектована первичка, сформирован оборотный баланс, налоговая и финансовая отчетности.

В акте рассматривают следующие моменты:

  • Организация бухучета — характеристика работы бухгалтерии, ведения учета.
  1. В организации работы рассматривают укомплектованность бухгалтерской службы, распределение обязанностей, наличие квалификации работников, должностных инструкций и штатного расписания. Отчетность и бухучет должен вестись по унифицированным и типовым формам учетной документации, используются специализированные или специально созданные для этих целей внутри организации бланки.
  2. Наличие ведомственных инструкций, обеспечение учета нормативной базой – программным обеспечением, книгами.
  3. Наличие у персонала оргтехники, компьютеров.
  4. Общая характеристика бухучета. Состояние регистров аналитического и синтетического учета, наличие расхождений.

Источник: http://advokat-dtp.com/o-peredache-dokumentov-pri-smene-buhgaltera/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.