+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Акт на уничтожение документов

Содержание

Акт об уничтожении документов. Образец и бланк 2018 года

Акт на уничтожение документов

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения.

Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл.

Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов .docСкачать образец заполнения акта об уничтожении документов .doc

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много).

Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации.

В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
  • Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту.

    Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.

  2. В основную часть акта вписывают
    • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
    • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
    • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
  3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Источник: https://assistentus.ru/forma/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/

Акт об уничтожении документов

Акт на уничтожение документов

Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс?

В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации. Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением.

Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения. Эти сроки определяются на законодательном уровне.

Что касается локальных норм компании, то функцию регламентирования в данном случае выполняет номенклатура дел организации. Узнайте больше о сроках хранения официальных бумаг в организации

Утилизация служебных бумаг проводится ежегодно. Это обусловлено тем, что многие из них теряют свою актуальность и ценность по прошествии определенного срока. Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов.

Кто и когда оформляет акт об уничтожении документов и дел

Для того чтобы определить, какие бумаги подлежат утилизации, необходимо провести экспертизу их ценности. В компании создают специальную экспертную комиссию, в состав которой включают не менее двух сотрудников. 

Состав комиссии утверждается приказом руководителя. Впоследствии  эти сотрудники будут нести ответственность за все этапы процедуры.

В состав комиссии, как правило, входят: представители структурных подразделений, юрист, главный бухгалтер, кадровый специалист и сотрудник, ответственный за архивное хранение.

Экспертиза ценности должна проводиться несколько раз:

  • по окончании календарного года и завершении формирования дел;
  • по истечению установленных сроков хранения;

Цель оценки — удостовериться в том, что выделенная к утилизации документация не содержит актуальной и важной для компании информации и обладает завершенным сроком хранения. Узнайте, какие виды документации подлежат уничтожению

Справка

В ходе работы экспертная комиссия выполняет следующие процедуры:

  1. Проверка дел на предмет наличия бумаг с истекшим сроком хранения;
  2. Отбор документации, утратившей практическую ценность;
  3. Оформление протокола заседания комиссии;
  4. Заполнение акта о выделении документов к уничтожению;
  5. Передача на утилизацию;

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Одной из причин утилизации официальных бумаг можно считать истечение срока их хранения.

Руководствуясь номенклатурой дел организации, комиссия отбирает бумаги с истекшим сроком для утилизации и составляет акт о выделении документов к уничтожению. Образец бланка можно найти в приложении №11 к п. 3.7.2.

«Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов»  (утверждены Приказом №19 Минкультуры России от 18.01.07).

Как правило, список таких бумаг составляет лицо, осуществляющее процедуру утилизации. В него вносят полный перечень наименований, предназначенных к данной процедуре.

Обязательно должны быть даны отсылки к нормативно-правовой базе, являющейся основанием для утилизации. Акт утилизации необходимо утвердить у руководителя компании. Только после этого можно приступать к последнему этапу.

После окончания процедуры факт ее завершения фиксируется экспертной комиссией, что подтверждается соответствующей отметкой.

Акт на уничтожение бухгалтерских документов

Бухгалтерская документация текущего характера обладает сроком временного хранения до 10 лет. Ее не включают в архивный фонд, а хранят на местах, в соответствующих отделах. По истечении установленных сроков и проведения экспертизы ценности эти бумаги утилизируются. Согласно Приказу Министерства Культуры №526 от 31.03.2015, проверку ценности проводят с периодичностью раз в год.

Бухгалтерскую документацию, срок хранения которой закончился, изымают из подразделений организации. В ходе данной процедуры важно проследить за тем, чтобы ее срок истек до 31 декабря предшествующего года. В случае, когда он завершается в текущем году, утилизацию можно будет провести лишь через год.

В перечне на утилизацию приводят полный список ликвидируемых бумаг. Кроме того, данный список можно отразить в отдельной описи, оформив ее как приложение.

В архивах организаций экспертиза ценности документации может быть проведена в двух случаях:

  1. при подготовке к передаче дел в центральные архивы;
  2. при выделении дел с истекшими сроками хранения;

Каждое дело, помеченное отметкой ЭПК, подлежит полистному просмотру. Это необходимо, чтобы выявить бумаги постоянного срока хранения, которые могут быть в подшивке. После этого дело выделяется к утилизации и включается в список.

Акт уничтожения документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства. После согласования его необходимо утвердить у руководителя компании, который несет ответственность за ее архивный фонд. В случае, когда организация считается источником комплектования муниципальных или государственных архивов, описи дополнительно необходимо направить на рассмотрение вышестоящей ЭПК.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210954-akt-ob-unichtojenii-dokumentov-18-m1

Акт об уничтожении документов – бланк, образец

Акт на уничтожение документов

С проблемой накопления большого количества документов в архиве сталкивалась каждая более-менее крупная организация. Первичные и окончательные бухгалтерские документы, различные договоры и внутренняя документация со временем превращаются в достаточно объёмную папку, затем коробку, а после и шкаф дел.

Поэтому буквально на третий четвёртый год существования компании возникает вопрос о выделении ненужных документов для дальнейшего списания и уничтожения.

Но как правильно рассортировать имеющиеся бумаги? Кто имеет право принимать решение об уничтожении? Как, с законодательной точки зрения, правильно оформить этот процесс и где взять образец? Об этом данный материал.

Почему важно составлять акт об уничтожении

Вне зависимости от того, планируется изъятие из архива бухгалтерских или организационных бумаг, очень важно вовремя составить акт об уничтожении документов.

Это связано с тем, что в случае выездной проверки или обычного запроса от налоговой, к примеру, у компании может не оказаться ни самого документа, ни подтверждения его утилизации.

В таком случае сотрудники госоргана сочтут, что информация есть в наличии, но просто-напросто удерживается. А это недопустимо по закону и может привести к конфликтам или возбуждению административного разбирательства.

Также составление акта об уничтожении гарантирует законность и корректность списания.

Ведь для этого необходимо собрать новую или созвать уже существующую экспертную комиссию, состоящую из сотрудников различных отделов и руководства.

Она подробнейшим образом разберёт ситуацию с каждой отдельно взятой бумагой и точно определит её ценность для текущих дел фирмы. Затем документация будет пересортирована, и устаревшие бумаги изъяты из архива.

Общие условия хранения

Законодательство требует, чтобы вся документация предприятия сохранялась в течение определённого срока для возможности восстановления данных и проверки деятельности за прошлые периоды. В связи с этим самостоятельная и неправомерная утилизация бумажных или электронных документов может преследоваться по Уголовному кодексу.

Необходимые сроки хранения разнятся в зависимости от типа и принадлежности дела.

Так, например, документы, регулирующие ведение бухгалтерского учёта на предприятии (правила и образец заполнения), должны сохраняться в архиве как минимум 5 лет с момента последнего использования.

«Первичка» же хранится немного меньше – 4 года. Существуют некоторые подвиды, которые хранятся и более длительный срок, а также бессрочно сохраняемые бумаги, такие как учредительные документы.

Ответственность за сохранность документов организации несёт генеральный директор, подпись которого проставляется на акте. Поэтому во время отбора документации на списание важно руководствоваться тем утверждением, что уничтожение тех или иных документов – это право, а не обязанность сотрудников и юридического лица в целом.

Некоторые важные экземпляры и образцы стоит сохранить, и, в то же время никто не может запретить вам уничтожить отлежавший свой срок хранения документ (например, историю взаиморасчётов с контрагентом за прошлые периода). При смене руководства компании организуется комплексная передача дел и всей имеющейся документации.

Как составляется акт

Изначально стоит заметить, что в ходе работы экспертная комиссия может столкнуться с различными наименованиями акта:

  1. «О выделении к уничтожению…»
  2. «Об уничтожении»
  3. и др.

Смысл от этого не меняется, и содержание остаётся прежним. Также важно учесть, что руководитель перед началом процесса обязан издать соответствующий приказ, на основании которого и составляется акт. Форма – стандартная. Образец приведён на изображении ниже:

Что же касается второго документа, то его типовая форма достаточно проста: в шапке слева указывается наименование организации, справа — «УТВЕРЖДАЮ, Генеральный директор» и персональные данные руководящего лица.

Ниже указывается дата утверждения. Затем (под реквизитами организации) название акта. Основанием является внутренний приказ руководства (записываем дату и номер).

Затем перечисляются входящие в экспертную комиссию лица и присутствовавшие наблюдатели.

В теле документа указывается второе основание (официальный Перечень управленческих документов и сроков хранения, его дата (от 2000 или 2010 года), кем утверждён). Упоминается, что документы более не представляют никакой исторической ценности и полностью утратили практическое значение.

Сразу под данным текстом размещаем таблицу из 7-8 колонок для регистрации документов:

  1. Порядковый номер в таблице
  2. Название дела или группы документов;
  3. Крайние даты: когда в последний раз был использован, например, в целях налогообложения (для бухгалтерских документов);
  4. Номера описей: если таковые имеются. В противном случае поле под этим заголовком оставляется пустым;
  5. Номенклатурный индекс дела или его номер по описи;
  6. Общее количество единиц на хранении;
  7. Сроки хранения и номер относящейся к делу статьи: установленные законодательно в вышеозначенном Перечне;
  8. Примечания

Пункт «И того» с указанием общего количества единиц для списания и периода выборки документации (например, 2001-2005 год). Информация о председателе и членах комиссии.

Ниже указываем количество дел, общий вес документации, название организации, куда она была передана на переработку, а также номер и дату накладной, по которой проходил обмен. В последней строчке ещё раз указывается Ф.И.

О председателя ЭК, дата и подпись. Аналогично ниже для составителя, заносящего документ в дело.

Это и есть полная инструкция по заполнению акта. Для составления собственного примите во внимание данный образец:

по теме: 

Скачать документ с пустым бланком акта о выделении документов к уничтожению можно по этой ссылке.

Источник: https://paperdoc.ru/documents/act/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov

Акт уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения бланк

Акт на уничтожение документов

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией. Как правильно уничтожить документы Существуют общепринятые способы уничтожения документов.

Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много).

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Внимание Со временем, у каждой организации накапливаются архивы документации. Это могут быть бухгалтерские, учетные, текущие и прочее.
Важно Спустя определенное время, руководство принимает решение об уничтожении их части.

Как же правильно оформить утилизацию. Какими документами она подтверждается.
Основной документ при уничтожении Самым важным таким документом, является акт об утилизации.

Как и любой акт, он имеет письменное свое проявление и составляется и подписывается комиссией.

Число экземпляров такого акта – не менее двух. В нем указывается, когда он составлен. Помимо этого должны быть перечислены все члены уполномоченной комиссии.

Допускается ссылаться на приказ о назначении ответственных за утилизацию документов. Обязательно прописывается полная информация о предприятии, принявшее решение уничтожить документы.
Неотъемлемой частью акта является подробная опись всех уничтожаемых бумаг.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

  • Вначале документа указывается название организации.
  • Отдельно вписывается состав комиссии.
  • В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
  • Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

  1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись.

Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные.

< …

Налог на прибыль: перечень расходов расширен Подписан закон, который внес изменения в перечень расходов, относящихся к оплате труда. Так, работодатели смогут учитывать в «прибыльной» базе затраты на оплату услуг по организации туризма, санаторно-курортного лечения и отдыха на территории России для работников и членов их семей (родителей, супругов и детей).

< … Сверьте зарплаты работников с новым МРОТ С 01.05.2018 размер федерального МРОТ составит 11 163 рубля, что на 1 674 рубля больше, чем сейчас.

6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Как оформить уничтожение документации Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить.

Источник: http://2440453.ru/akt-unichtozheniya-buhgalterskih-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya-blank/

Акт уничтожения документов – Бесплатная Юридическая Помощь

Акт на уничтожение документов

Деятельность каждой организации всегда сопровождается большим оборотом документов. Со временем многие из них оказываются ненужными, однако просто выбросить их нельзя. Чтобы от них избавиться, нужно составить акт об уничтожении документов.

Если вы хорошо знаете цену времени, и тратить его на данную операцию для вас нецелесообразно, вы можете воспользоваться аутсорсингом, но учтите, что это влетит вам в копеечку. Поэтому советуем раз и навсегда овладеть навыками уничтожения бухгалтерских документов.

Сделать это несложно, и в этой статье мы попробуем разобраться во всех тонкостях.

Как приступить к составлению акта

Уничтожение документов любого вида обычно происходит в установленном порядке. Сначала определите, какие документы требуется уничтожить. Обычно это те, чьи сроки хранения истекли, а также те, что потеряли свою юридическую силу или больше не обладают практической значимостью.

Чтобы определить, каков срок хранения того или иного документа, а также узнать, истек ли он, воспользуйтесь номенклатурой дел организации. Не забудьте об одной важной детали: вы можете увеличивать сроки хранения, если того требуют практические соображения, но никогда не уменьшайте их. В основном срок хранения документов, установленный по типовому перечню, равен 5 годам.

Составление акта

В акт на уничтожение можно включать те дела, срок хранения которых истек к первому дню текущего года. В акте уничтожения однородные дела группируются под одним заголовком. Информацию для заполнения формы акта берем с обложек дел: если каких-то сведений в обложке не хватает, уточните их по номенклатуре дел организации.

Тем, кто впервые берется за архивацию документов, может сначала показаться, что очень сложно подобрать подходящий номер статьи со сроком хранения по перечню документов. Но как только вы вольетесь в работу, подбор номера перестанет быть для вас проблемой.

Главное, помните, что настоящий заголовок дела необязательно соответствует названию статьи, приведенному в перечне документов, так как охватить все их многообразие практически невозможно. В перечнях документов наименование каждого вида документа обычно обобщают для удобства.

Поэтому бывает так, что специалист, который занимается составлением акта на уничтожение, решает, к какой именно статье отнести дело, по своему усмотрению.

Подписывать акт об уничтожении документов должен сотрудник, составивший его. Затем на акте делается пометка о согласовании от экспертной комиссии организации.

Не забудьте о порядке утверждения акта, так как это является одной из самых распространенных ошибок при его составлении.

Акт уничтожения документов должен утвердить руководитель организации и, в зависимости от дальнейшей судьбы уничтоженных документов, существует два пути:

  • если документы, подлежащие уничтожению, передаются на государственное хранение, то требуется утверждение экспертно-проверочной комиссии из архивного учреждения описей документов постоянного хранения. Это необходимо, так как архив может потребовать некоторые дела, отобранные к уничтожению, чтобы включить их в опись дел постоянного хранения.
  • если документы, подлежащие уничтожению, не передаются на государственное хранение, то после упорядочения документов по личному составу, они утверждаются руководителем организации за соответствующий период и не требуют согласования с архивными органами.

После этого организация может уничтожить документы, включенные в акт. Категорически запрещено использовать их для хозяйственных нужд.

Итак, далее вы можете поступить двумя известными способами физического уничтожения документов.

Способы уничтожения дел

Вы можете уничтожить документы самостоятельно – сжечь, но будьте осторожны, ведь это может повлечь проблемы с пожарной безопасностью. Или пропустить через шредер, но это займет много времени и удобно только для небольших объемов. В этих случаях от вас потребуется составить акт, фиксирующий факт уничтожения, в произвольной форме.

Но есть другой выход: так поступает большинство организаций. Предназначенные для уничтожения дела отдают на утилизацию в специализированную организацию.

Тогда вам потребуется составить приемо-сдаточный акт или накладную, где указываются дата процедуры, количество документов и их вес.

В целях сохранения конфиденциальности процесс передачи дел на переработку и уничтожение необходимо обязательно проводить под контролем сотрудника организации.

Скачать бланк бесплатно:

Бланк акта об уничтожении документов

Заполненный образец акта об уничтожении документов

Источник: http://besplatniy-urist.ru/blanks/akti/akt-unichtozheniya-dokumentov.html

Акт об уничтожении документов – Отличный секретарь

Акт на уничтожение документов

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Но уничтожить не означает пустить на черновики, отдать школьникам на макулатуру (бывает и такое

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=6036

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Акт на уничтожение документов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.